¿Qué es la FPE?

¿Qué es la fpe? → Formación de demanda → 4. Condiciones documentales para la bonificación

Formación de demanda

4. Condiciones documentales para la bonificación

4.1. Gestión administrativa. Fases y plazos

A continuación se explican las fases que intervienen en la gestión administrativa de la bonificación, algunas de las cuales se realizan a través de la aplicación disponible en la página web de la Fundación Tripartita.

4.1.1. Comunicación de la formación

La comunicación que ha de hacerse a la Fundación Tripartita se deberá realizar con una antelación, como mínimo, de siete días naturales respecto a la fecha de comienzo de cada grupo formativo.

La comunicación sobre la formación a impartir por la empresa se divide en dos fases, cada una de las cuales comprende una serie de datos:

  • Comunicación de la acción formativa
    • Denominación de la acción formativa.
    • Modalidad.
    • Duración.
    • Distribución de horas. En el caso de tratarse de formación mixta (semipresencial), se indicarán las horas presenciales y las horas de tutoría a distancia/teleformación.
    • Nivel de formación de la acción formativa: básico (capacita para desarrollar competencias y cualificaciones básicas, como materias transversales o genéricas) o medio-superior (donde la formación incorpora materias que implican especialización).
    • Objetivos.
    • Contenidos.
  • Comunicación de inicio del grupo
    • Denominación del grupo.
    • Número de participantes.
    • Fechas de inicio y fin.
    • Horario y días de impartición.
    • Datos del centro de formación.
    • Datos del centro de impartición.
    • Relación de empresas participantes.

4.1.2. Modificación/cancelación de la comunicación de inicio

La cancelación del grupo formativo o el cambio de horario, localidad o fechas de impartición, deberá comunicarse con una antelación de cuatro días naturales sobre la fecha prevista de inicio.

Si el cambio afecta a la fecha de inicio, deberán transcurrir siete días naturales entre la comunicación de la modificación y el nuevo inicio.

El resto de cambios bastará con comunicarlos antes del comienzo del curso.

4.1.3. Comunicación de finalización de grupos y participantes

La entidad deberá notificar la finalización del curso a través de la aplicación telemática, indicando los participantes, la cuantía y el mes en el que se aplicará la bonificación.

Se deberá comunicar el listado de participantes que han finalizado la formación (realización de al menos el 75 % del curso), indicando los que pertenecen a colectivos prioritarios (como los trabajadores de pymes, por ejemplo).

La bonificación podrá realizarse desde la finalización de la acción, y en todo caso, antes de la presentación del boletín de cotización del mes de diciembre.

En la comunicación de finalización no será admitido un número de participantes superior ni empresas distintas a las notificadas en el inicio.

4.1.4. Comunicación de costes

La comunicación de costes forma parte de la comunicación de finalización.

En el cálculo de los costes intervienen tres variables: crédito de formación, costes de la formación y coste máximo bonificable. A continuación se detalla cada una:

  • El crédito de formación del que dispone la empresa se calcula según las directrices facilitadas en el epígrafe 1.1.
  • Los costes de la acción formativa (costes de formación) se dividen en:
    • Directos: directamente relacionados con la impartición.

      Costes de impartición o directos

    • Asociados: costes de organización, limitados al 25 % de los costes directos bonificables. Comprenden los costes de organización, personal, instalaciones y equipos de apoyo para el desarrollo de la formación: luz, agua, calefacción, correo, limpieza, etc.
  • El coste máximo bonificable se calcula del siguiente modo:

    Módulo económico máximo x Horas de impartición x Número de participantes

La menor de las variables anteriores (1, 2 y 3) determinará la cuantía máxima bonificable, teniendo siempre en cuenta el límite del crédito.

¿Qué son los módulos económicos? La legislación que regula la formación de demanda establece unos módulos económicos máximos aplicables a efectos de bonificación en las cuotas de la Seguridad Social de la empresa.

Módulos económicos

Según la normativa, las empresas podrán acogerse a los módulos económicos fijados para la formación en función de su plantilla:

  • Empresas de 1 a 9 trabajadores: sin límite de módulos.
  • Empresas de 10 a 49 trabajadores: podrán superarlos en un 10%.
  • Empresas de 50 a 249 trabajadores: podrán superarlos en un 5.

Cálculo de la cuantía máxima bonificable

En función del número de trabajadores de la entidad, se exigirá una determinada aportación privada, que será la diferencia entre los costes de formación (incluidos los salariales de trabajadores formados en jornada laboral) y las bonificaciones aplicadas.

¿Cómo divido un gasto entre varios grupos de una misma acción formativa?

La división del gasto se efectuará en función de las horas de formación de cada grupo (el número de horas de formación se obtiene multiplicando el número de horas de duración de la formación por el número de participantes del grupo).

4.2. Aplicación de la bonificación

La empresa podrá aplicar la bonificación a partir del mes en que finalice el grupo formativo, en el recibo de cotización correspondiente, siempre antes de la presentación del recibo del mes de diciembre del año en curso.

Este trámite se realiza a través del sistema Red, en el segmento EDTCA80, casilla 763 «Bonificación INEM Formación Continua».

Por su parte, en la aplicación de la Fundación Tripartita se deberá indicar el mes en el que se desea aplicar la bonificación y el importe de la misma. La aplicación permite acceder en todo momento a la información sobre el crédito dispuesto y el que queda disponible.

Los datos comunicados a través de ambos sistemas (Red y Fundación Tripartita) siempre deben coincidir.

4.3. Requisitos de facturación

El centro de formación tiene que cumplir una serie de requisitos formales y de contenido en sus facturas en concepto de impartición de las acciones formativas con el objeto de que las empresas puedan recibir y mantener el derecho de bonificación.

Para que la Fundación Tripartita acepte como válida la factura emitida, es obligatorio que la factura contenga una serie de datos de la formación bonificada.

4.3.1. Requisitos formales de la factura

Las facturas que se correspondan con gastos efectivamente realizados deberán observar los siguientes requisitos formales establecidos en el artículo 6 del Real Decreto1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se Regulan las Obligaciones de Facturación:

  • Número, y en su caso, serie.
  • Lugar y fecha de expedición.
  • Nombre y apellidos, razón o denominación de la sociedad completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de la operación.
  • Número de identificación fiscal y domicilio tanto del expedidor como del receptor.
  • Descripción de la operación, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible.
  • Tipo impositivo aplicado e importe tributario correspondiente. Deberá especificarse por separado la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones que se documenten en una misma factura. Como regla general, no es admisible la imputación del IVA como coste, excepto para las entidades exentas o no sujetas al impuesto.
  • Fecha de realización de la operación o de recepción del pago anticipado (obligatorio emitir factura por este concepto), siempre que sea distinta a la de emisión de la factura.
  • En las copias de las facturas, se indicará su condición de copia.

Si la factura comprende entrega de bienes o servicios sujetos a tipos impositivos diferentes en este impuesto, deberá diferenciarse la parte de la operación sujeta a cada tipo.

4.3.2. Requisitos de los contenidos de la factura

Las facturas tienen que contener el detalle suficiente para identificar la actividad formativa bonificada.

La documentación justificativa de los costes de impartición deberá contener el detalle que se enumera a continuación, dependiendo del tipo de coste imputado.

  • Los soportes justificativos de la retribución de los formadores externos

    Deberán contener, al menos, los siguientes datos cuando el coste imputado corresponda a un grupo formativo:

    • Denominación de la acción formativa.
    • Número de acción formativa y grupo.
    • Descripción del servicio prestado.
    • Fechas de inicio y finalización de cada grupo bonificado.
    • Número de horas de la acción formativa facturadas.
    • Número de participantes por grupo.
    • Modalidad de la acción formativa.
  • Los soportes justificativos de los gastos de medios didácticos, material didáctico y bienes consumibles

    Deberán detallar el material y el número de elementos adquiridos. En el caso de que el servicio prestado incluya la preparación o elaboración de material didáctico, deberán detallarse las fechas de realización del servicio y el número de ejemplares facturados.

    En el caso de que la acción formativa se haya impartido bajo la modalidad de teleformación, el soporte justificativo deberá desglosar cada uno de los conceptos incluidos en el servicio prestado a través de la plataforma virtual.

  • La documentación acreditativa de los gastos de alquiler o arrendamiento financiero de equipos didácticos y plataformas tecnológicas

    Deberá indicar la descripción del servicio prestado, el número de elementos y el periodo de alquiler facturado.

  • Los soportes justificativos de los gastos de alquiler, arrendamiento financiero de las aulas, talleres y demás superficies utilizadas en el desarrollo de la formación

    Deberán indicar la descripción del servicio prestado, el periodo de alquiler facturado y el lugar en el que se encuentra el inmueble.

    • Las pólizas acreditativas de los costes por los seguros de accidente regulados en el Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre, por el que se regula el deber de expedir y entregar factura que incumbe a los empresarios y profesionales. Implica identificar el tipo de seguro, el periodo de cobertura y el número de asegurados.
    • Los soportes justificativos de los gastos de transporte, manutención y alojamiento para los formadores deberán contener el detalle suficiente para permitir comprobar la vinculación del gasto imputado a la actividad formativa bonificada.
    • Los gastos de amortización de equipos didácticos y plataformas tecnológicas deberán acreditarse mediante el soporte justificativo de adquisición del elemento amortizado, al que podrá acompañarse el correspondiente estado de cálculo o apunte contable. En el caso de gastos de amortización de aulas o talleres, el soporte justificativo de la adquisición del inmueble podrá sustituirse por el apunte contable del mismo.

4.4. Otros soportes justificativos

4.4.1. Tique

El tique debe contener:

  • Número, y en su caso, serie (numeración correlativa, dentro de cada serie).
  • Número de identificación fiscal, así como el nombre y apellidos, razón o denominación social del emisor.
  • Tipo impositivo aplicado, o la expresión «IVA incluido».
  • Contraprestación total.

4.4.2. Recibí

El recibí debe contener:

  • Identificación de emisor y receptor y, al menos, CIF del receptor.
  • Firma del receptor.
  • Fecha.
  • Concepto detallado de la prestación.

4.4.3. Nota de cargo

Las notas de cargo deben acompañarse y conservarse con los documentos justificativos que soportan el gasto o su imputación. Contendrán:

  • Número y, en su caso, serie.
  • Nombre y apellidos o denominación social completa, número de identificación fiscal y domicilio, tanto del emisor como del receptor del documento.
  • Lugar y fecha de emisión.
  • Concepto detallado de la prestación.

4.4.4. Hoja de autoliquidación

Datos identificativos de la empresa y del receptor del importe, así como la firma del receptor del importe.

4.4.5. Personal interno

El coste de personal interno podrá ser acreditado mediante alguno de los siguientes documentos:

  • Certificado de retención de IRPF firmado por el representante legal de la empresa bonificada o entidad organizadora.
  • Modelo 190 o declaración anual de IRPF presentado ante la Hacienda Pública.
  • Justificantes retributivos (nóminas).
  • Certificado de haberes individual con los siguientes requisitos: firma original del representante legal, apellidos, nombre y NIF del trabajador, retribución bruta anual y seguridad social a cargo de la empresa.

Si se trata de personal contratado para la formación:

  • Copia de las nóminas y del contrato del trabajador en el que se detalle su duración, horas trabajadas, y actividad para la que se contrata.

Si se trata de trabajadores con contrato mercantil:

  • Copia del contrato en el que figure duración, actividad contratada y horas a trabajar, y recibí o factura correspondiente.
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